Puedes crear citas, reuniones y eventos únicos o recurrentes, ver si los asistentes están disponibles antes de invitarlos, reservar una sala y equipos y escribir un mensaje para que se envíen con las invitaciones. Puedes guardar la invitación para enviarla más tarde y cuando hagas clic en Enviar, se enviará un correo electrónico de invitación a los convocados y de reserva de los recursos que has solicitado.
Las actividades programadas pueden ser:
Citas. Una cita es una actividad programada que no incluye a otras personas o recursos. Al programar la cita, no se envía ningún mensaje de correo electrónico para confirmarla. Puedes programar citas recurrentes. Puedes usar la herramienta de Añadido rápido para configurar una cita fácilmente.
Eventos. Un evento es una actividad que dura todo el día. No mostramos los eventos en una franja específica de tiempo en la agenda; aparecen en el encabezado del programa de la agenda.
Reuniones. Las reuniones son citas que incluyen a otros. Al crear una reunión, hay que seleccionar los asistentes y los recursos y enviarles una invitación por correo electrónico. Puedes reprogramar las reuniones y configurar reuniones recurrentes.
Tienes varias opciones para programar los tres tipos de actividades. Puedes programar una cita desde cualquier vista salvo Preferencias. Para crear una cita, escoge una de las siguientes opciones:
En la barra de herramientas, haz clic en la flecha en y selecciona Cita. Encontrarás esta opción en todas las vistas salvo Preferencias.
Introduce las citas directamente en la agenda. Haz doble clic o arrastra el cursor por la fecha y la hora de una agenda para que se abra el cuadro de diálogo Añadir cita rápida.
Haz clic con el botón derecho del ratón en la agenda en miniatura o la hora de inicio en cualquiera de las vistas de la agenda. Puedes optar por crear una Nueva cita o una Nueva cita durante todo el día.
Crea una copia de la reunión y modifica la información. Haz clic con el botón derecho del ratón en la reunión que deseas copiar y selecciona Crear una copia.
Dentro de los mensajes de correo electrónico, se interpreta cierto texto como una fecha lo cual habilita la posibilidad de hacer clic con el botón derecho en él para crear una cita. Palabras como hoy, mañana, y todos los textos que hacen referencia a días de la semana o a fechas exactas aparecen resaltados en los mensajes. Posiciona el cursor encima de este texto resaltado para ver si tienes una cita programada. Haz clic en el texto resaltado para abrir tu agenda.
Arrastra y suelta un mensaje en una fecha de la agenda en miniatura. La página Cita se abrirá con la información del mensaje de correo electrónico añadida a la página. El asunto del mensaje se convierte en el asunto de la reunión, las direcciones Para: CC: y De: se añaden al campo Asistentes y el texto del cuerpo del mensaje se añade al campo de texto Cita.