Cuando recibes una convocatoria de reunión, recibes una notificación por correo electrónico en tu bandeja de entrada y si dispones de la opción Añadir automáticamente las citas recibidas a la agenda activada en las preferencias de la agenda, la reunión también se añadirá a tu agenda predeterminada y se marcará como Nuevo. Puedes responder a la invitación rápidamente desde el mensaje en tu bandeja de entrada o directamente desde el panel Lista de agendas.
Nota: Cuando recibas una invitación por correo electrónico en forma de archivo adjunto .ics, haz clic en Añadir a agenda en el encabezado para guardar la invitación en la agenda. Selecciona la agenda en la que deseas que se guarde la invitación.
Abre el mensaje que contiene la petición de reunión, bien desde tu Bandeja de entrada o haz clic con el botón derecho en la cita en la Agenda.
Para responder a la convocatoria de reunión, haz clic en Aceptar, Tentativa o Rechazar. Se enviará una respuesta automáticamente si el creador ha solicitado una. También puedes añadir comentarios antes de enviar tu respuesta. Puedes seleccionar la agenda en la que se debe programar esta reunión. Si no seleccionas una agenda específica, la reunión se guardará en la Agenda predeterminada.
Para añadir comentarios a una respuesta al aceptar una invitación desde la vista de la agenda, haz clic con el botón derecho en la invitación y selecciona Editar respuesta.
Si la hora de la reunión no te va bien, pero deseas asistir, puedes proponer una nueva hora. Haz clic en Proponer nueva hora para seleccionar otra hora. El organizador de la reunión recibirá un mensaje de correo electrónico con la hora propuesta. El organizador de la reunión puede aceptar o rechazar el cambio.
Después de tomar tu decisión, el mensaje se mueve a la Papelera.
El mensaje se marcará de manera predeterminada como público. Si el creador ha marcado el mensaje como privado, la invitación se recibirá como privada, o si las preferencias están ajustadas para marcar todos los mensajes como privados, el mensaje se marcará como privado en la agenda.
En la agenda, haz clic en la notificación de la reunión para revisar las invitaciones o para ver los archivos adjuntos que es posible que se hayan enviado.
Nota: Si el creador cambia o cancela una reunión que has aceptado o aceptado provisionalmente, el cambio se realizará automáticamente en tu agenda.
Si no deseas que las reuniones que no has aceptado automáticamente se añadan a tu agenda, puedes desactivar la opción Añadir automáticamente las citas recibidas a la agenda desde la página de preferencias de la agenda. Las reuniones se añadirán a la agenda únicamente si haces clic en Aceptar o Tentativa en la invitación por correo electrónico. Si haces clic en Rechazar no se añadirá la reunión a tu agenda.
Si se activa la opción Añadir automáticamente las citas recibidas a la agenda, se mostrarán las citas rechazadas en la agenda en una vista atenuada, como recordatorio de la reunión que has rechazado. Puedes eliminar un mensaje rechazado en cualquier momento.
Por defecto, los mensajes de convocatoria de reunión de tu bandeja de entrada se mueven a la carpeta Papelera cuando respondes a la invitación. Si deseas que los mensajes permanezcan en tu bandeja de entrada, en las preferencias de la agenda, desactiva la opción Después de responder a una invitación...Eliminar invitación después de responder.