Crear una cita recurrente

Las citas recurrentes son las que se repiten de manera programada. Puedes programar reuniones recurrentes que se repiten a diario, cada semana, mes o año. Además, también puedes personalizar los programas de las citas recurrentes.

1. En cualquier vista salvo la de Preferencias, en la barra de herramientas, haz clic en la flecha de y selecciona Cita.

Para ver otras maneras de crear una cita, haz clic aquí.

2. Si aparece el campo De, es que has creado más de un perfil para tu cuenta. Selecciona la identidad que deseas utilizar al crear esta cita.

3. El campo Asunto es obligatorio. Introduce una descripción. La cita aparecerá en la agenda con esa descripción.

4. Introduce el nombre de los asistentes. A medida que introduzcas nombres, en la agenda en miniatura del panel de resumen aparecerán las horas sugeridas en las que todos los asistentes están disponibles y las ubicaciones que están disponibles en color verde.  Tienes varias opciones a la hora de introducir los nombres de los asistentes:

• En el campo Asistentes, introduce las direcciones de correo electrónico, separándolas con un punto y coma (;). Mientras escribes, se visualizarán los nombres que coinciden dentro de tus listas de contactos. El programador muestra la información de disponibilidad que se encuentra disponible.

• Haz clic en Asistentes para buscar direcciones para añadir.

• Abre el Programador para visualizar información de disponibilidad a medida que introduces nombres de asistentes. Si las agendas de los asistentes están disponibles, la disponibilidad aparecerá en barras horizontales al lado de los nombres.

Asistentes opcionales. Si hay asistentes que no hace falta que estén en la reunión pero deseas invitarlos, selecciona Mostrar opcionales e introduce las direcciones de correo en el campo, o en el Programador, haz clic en el icono que hay al lado del nombre y selecciona Asistente opcional.  Cuando se envíe la invitación, sus nombres figurarán como opcionales.

5. Haz clic en Ubicación para buscar una ubicación que se haya creado como cuenta de recurso y figure en la lista de tu directorio de empresas, o utiliza el campo Ubicación para describir la ubicación de la reunión introduciendo una dirección, un número de edificio o la ubicación de la oficina.  Marca la opción Permitir múltiples ubicaciones si deseas reservar más de una ubicación para la reunión.  Haz clic en Mostrar recursos para seleccionar el equipo que quieres reservar.

6. Haz clic en Mostrar para seleccionar el estado de disponibilidad que quieres que aparezca en el Programador durante este tiempo. Se puede seleccionar entre libre, ausente, ocupado o fuera de la oficina.

7. Si tienes varias agendas, selecciona la agenda para la que estás creando el evento desde el menú desplegable Agenda.

8. Introduce las fechas de inicio y final.

Nota: Si se visualiza la zona horaria, refleja la zona horaria en la que estás. Normalmente, no la tienes que cambiar. Al programar reuniones con asistentes en diferentes zonas horarias, la invitación que se envía reflejará la hora de la reunión adaptada a la zona horaria de los asistentes. Por ejemplo, si creas una reunión con asistentes en Zaragoza y en Tenerife, la invitación mostrará la hora peninsular para los asistentes en Zaragoza y una hora antes para los asistentes en Tenerife.

9. Haz clic en Repetir para seleccionar las opciones disponibles para eventos recurrentes: a diario, cada semana, cada mes, cada año o personalizado. Se programará la reunión con el patrón de repetición a partir de la fecha de inicio y hora especificadas. La repetición personalizada te permite programar patrones más específicos.

5. • A diario. Personaliza las repeticiones diarias para seleccionar si se trata de un evento que se repite cada día o con otra frecuencia, por ejemplo, cada dos o cuatro días.

   • Cada semana. Personaliza las repeticiones semanales para seleccionar si se trata de una cita que se repite cada semana o, por ejemplo, cada dos semanas.  Puedes seleccionar el día de la semana en el que tiene lugar la reunión.

   • Cada mes. Personaliza las repeticiones mensuales para seleccionar si se trata de un evento que se repite cada mes o, por ejemplo, cada dos meses.  La agenda te permitirá seleccionar el día o los días de la reunión.

   • Cada año. Puedes seleccionar el mes y la fecha de los eventos repetidos cada año.

Haz clic en Personalizar para seleccionar una opción disponible para eventos recurrentes.

10. Para cambiar el momento en el que se enviará la notificación de recordatorio, haz clic en el cuadro Recordatorio. Si quieres que el recordatorio se envíe a una dirección de correo electrónico o como texto de SMS, marca la casilla correspondiente.

11. Utiliza el campo Texto para añadir datos adicionales al mensaje de correo electrónico. Para añadir archivos adjuntos, haz clic en Añadir archivos adjuntos en la barra de herramientas.

12. En Opciones en la barra de herramientas, es posible desactivar el envío de Solicitar respuestas y Enviar mensaje de notificación y puedes marcar la cita como privada.

13. Haz clic en Enviar. Se enviará una invitación a todos los asistentes.

Si deseas enviar la invitación posteriormente, haz clic en Guardar. De este modo se guardará una copia local de la cita y las invitaciones no se enviarán a los asistentes.